Réussir l’externalisation de votre gestion : les 5 étapes clés
L’externalisation de la gestion s’impose comme une solution stratégique pour les entreprises cherchant à optimiser leur fonctionnement tout en maîtrisant les coûts. Face à une offre de plus en plus diversifiée, choisir le partenaire idéal peut rapidement devenir un casse-tête.
Voici notre plan à établir en 5 étapes afin de sélectionner un partenaire de confiance et construire une base solide pour l’externalisation de vos services de gestion.
Etape n°1 - Sélectionner le « bon » partenaire
L’externalisation de la gestion est une pratique beaucoup plus courante aujourd’hui. On se retrouve face à de nombreux prestataires, ce qui complexifie le choix. Si vous souhaitez sélectionner un partenaire de confiance, voici les conseils à suivre pour ne pas vous tromper dans votre choix.
1. Etablir un cahier des charges
Quand on décide d’externaliser sa gestion, la toute première étape est de définir le besoin précisément :
Les enjeux. Pourquoi je souhaite externaliser une partie de ma gestion ? Il y a plusieurs raisons qui poussent à l’externalisation, que ce soit l’accès à une expertise, une maitrise des coûts, anticiper un pic d’activité, limiter le coût d’un recrutement interne, etc.
L'étendue du périmètre. Il faut être en mesure d’établir la liste des activités, des tâches et des processus de gestion que vous souhaitez déléguer. Plus le besoin sera précis, et plus le devis des partenaires sera précis.
Le niveau d’expertise d’engagement du prestataire. Il est important de définir le niveau d’engagement que le prestataire peut porter et l’expérience des profils (engagement de moyen ou de résultat) afin d‘éviter de mauvaises surprises sur la qualité de la prestation.
Les contraintes. Vous devez recenser les contraintes que le partenaire devra prendre en compte afin qu’il puisse vous proposer des solutions pour vous rassurer sur ses capacités.
2. Comparer le pricing des partenaires
Évidemment, le prix de la prestation est souvent le premier critère qui vient à l’esprit. Cependant, il est important de ne pas se limiter à ce seul aspect en optant systématiquement pour le partenaire le moins cher. Il convient de comparer les tarifs proposés par chaque prestataire tout en vérifiant que l’ensemble des critères définis dans le cahier des charges est bien respecté. C’est cette démarche qui garantit une collaboration durable.
3. Connaissance du secteur d’activité
Bien connaitre le secteur d’activité permet de mieux en maitriser les enjeux. Certaines entreprises de gestion externalisées comme Sinple sont spécialisés dans un domaine d’activité, ils ont donc des connaissances et des outils adaptés à l’activité.
Connaitre le secteur d’activité ne signifie pas forcément que votre partenaire connaisse le fonctionnement de votre entreprise. En revanche, la prise en main du service sera plus rapide et le partenaire sera en mesure d'échanger avec les tiers de votre entreprise en adaptant sa communication.
4. S’assurer de la bonne réputation du partenaire
Pour choisir le bon partenaire, il faut aussi s’assurer de sa capacité à traiter les sujets externalisés. On peut regarder les années d’existence de chaque partenaire ou son volume d’activités, mais le critère le plus important se sont les témoignages des clients. Nous connaissons tous l’adage « un client satisfait le dit à 3 personnes, un insatisfait le dit à 9 ». Nous vous conseillons de prendre connaissance des avis clients qui seront un gage de qualité de la prestation.
Etape n°2 - Etablir un audit de la structure et un cadrage de la prestation
Une fois que vous avez choisi votre partenaire, vous pouvez demander à mettre en place une période d’audit. Cette période est cruciale pour vous assurer que votre partenaire a bien compris les enjeux et l’organisation de votre entreprise. Vous donnez ainsi les éléments permettant à votre partenaire de :
Comprendre votre organisation interne : identifier les différents services avec lesquels il peut être amené à collaborer ;
Poser des questions pour comprendre les processus, le worflow et les différents acteurs de chaque processus ;
Identifier ses principaux interlocuteurs pour mener à bien sa mission.
Cette période d’audit sera l’occasion d’exposer ou de préciser les enjeux qui vous ont conduit à opter pour l’externalisation, qu’ils soient à court, moyen ou long terme. Cette étape est cruciale pour que votre partenaire puisse comprendre vos attentes et adapter sa prestation au plus près de vos besoins.
L’audit permettra également au partenaire d’élaborer une première version du contrat de prestation, détaillant l’étendue du périmètre délégué et affinant le chiffrage des services.
Etape n°3 - Valider le processus délégué & les engagements
La troisième phase consiste à collaborer avec votre partenaire pour valider, de manière conjointe, les processus ciblés.
Il est essentiel d’identifier et de dresser la liste des éléments entrants, c’est-à-dire les sources de données transmises par l’entreprise, qui permettront aux équipes du partenaire de débuter la prise en charge des processus.
En collaboration avec le responsable de la prestation, vous devrez définir les étapes de validation nécessaires pour que l’entreprise conserve le contrôle des activités déléguées. En effet, externaliser ne signifie pas renoncer à piloter les processus délégués.
Il est également important de demander à votre partenaire de fixer des deadlines claires et partagées pour chaque processus.Cela garantira que l'entreprise ne soit pas perturbée et que la prestation soit effectuée en respectant les délais internes.
Après avoir établi clairement le fonctionnement de l'équipe responsable de la prestation, vous aurez la possibilité de valider conjointement avec les équipes internes et externes l'organisation cible. Au cours de cette étape, il est possible d'introduire les outils et les mécanismes de communication nécessaires pour assurer le bon déroulement de la prestation.
Etape n°4 - Période d’onboarding
La phase d’onboarding est une phase où l’entreprise et son partenaire débutent ensemble la prestation et affinent le fonctionnement de cette collaboration. Cette phase dure plus ou moins longtemps selon la taille de l’entreprise, l'étendue du périmètre confié et la complexité des activités déléguées.
Cette période d'onboarding est très importante, car cela permet à l’entreprise de mesurer le sérieux et le professionnalisme du partenaire qu’elle a choisi. En cas de doute, elle a une porte de sortie !
Au fil des semaines, un cadre de collaboration se dessine, ce qui permet :
D’identifier et de lister les éléments manquants nécessaires à la qualité de la prestation (par exemple : accès au drive, habilitations, données indispensables pour traiter certaines tâches, etc.) ;
De lever les éventuelles zones d’incompréhension ;
De garantir que le fonctionnement couvre l’ensemble du processus, en s’assurant qu’aucune étape n’est négligée.
On vous préconise la mise en place d’une réunion récurrente pour assurer un suivi de pilotage de la prestation. Ce point récurrent permet de restituer un compte rendu précis et chiffré à l’entreprise. C'est un véritable outil d’aide à la prise de décision et permet de partager en toute transparence la qualité du travail effectué.
Etape n°5 - Période courante
Le service est scalable.
Il est essentiel de vous assurer que votre partenaire dispose de la capacité à s’adapter à l’évolution de votre activité et à une charge de travail fluctuante. La scalabilité, c’est-à-dire la capacité à ajuster rapidement la taille de l’équipe en fonction des besoins spécifiques ou évolutifs, garantit que le travail est réalisé dans les délais tout en maintenant un haut niveau de qualité.
Après la période d’onboarding, nous vous recommandons de maintenir des points de suivi réguliers avec votre partenaire. Ces réunions permettront de partager les informations pertinentes, comme les prévisions de pics de charge ou les absences de vos collaborateurs, afin d’ajuster rapidement le niveau d’externalisation nécessaire et d’assurer une prestation parfaitement alignée avec vos besoins.
Le service est réversible.
La réversibilité correspond aux engagements du prestataire visant à garantir la transmission des informations indispensables à la reprise des services par l’entreprise ou leur transfert à un tiers. Elle inclut également le retour des actifs confiés au prestataire ou produits pour le compte du client.
Dans le cas où vous souhaitez réinternaliser une partie des processus confiés à votre partenaire, assurez-vous qu’il sera en mesure de restituer les informations de façon professionnelle pour conserver une qualité de service pendant cette période transitoire.
En conclusion
Comme vous l’avez compris, la mise en place d’une gestion externalisée comporte de nombreuses étapes. Bien sûr, il est possible de décider, en accord avec le partenaire, de passer certaines étapes sous silence. Cependant, cela constituerait une erreur majeure compte tenu des enjeux.
Pour garantir le succès de la mise en place de l’externalisation, il est essentiel de ne pas négliger le choix de votre partenaire. Assurez-vous de sélectionner des prestataires compétents, qui comprennent les spécificités de votre activité et sont capables de vous offrir un accompagnement optimal. Le feeling pourra également jouer un rôle clé dans votre choix final.
Pour avoir une étude des besoins de votre entreprise de services, contactez les équipes de Sinple !