PME et start-up : tout savoir sur la clôture mensuelle pour son entreprise de services
Une clôture… Quésaco ?
La clôture est un processus qui consiste à arrêter le traitement de l’ensemble des activités de gestion pour établir une représentation de la situation financière de l'entreprise.
Il existe deux notions de clôture :
La clôture comptable annuelle consiste à arrêter les comptes d’une entreprise à la fin de son année comptable pour établir les comptes annuels. C’est un processus qui incombe à chaque entreprise. Après cette étape, les rapports financiers sont générés pour montrer la situation fiscale de l'entreprise pendant cette période.
La clôture financière est un terme générique qui fait référence à tous les processus de gestion et de comptabilité permettant d’établir des rapports et des états financiers. Ceci afin de fournir aux parties prenantes et aux dirigeants un compte rendu précis de la situation financière de l'entreprise. Celle-ci a lieu de manière régulière. Elle peut être mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle.
La clôture comptable
Une formalité obligatoire des sociétés commerciales
L’objectif d’une clôture annuelle est notamment de calculer le résultat de l’année qui vient de s’écouler afin de montrer une image fidèle de l’entreprise aux différentes parties prenantes. La clôture annuelle est l’aboutissement d’un cycle comptable. Elle est cadencée par de multiples étapes :
Collecte de toutes les pièces comptables (factures de ventes, d’achat, relevés bancaires, notes de frais, OD de paie, etc.) ;
Enregistrement des pièces comptables et contrôle des soldes de chaque compte ;
Rapprochement bancaire ;
Ajustements comptables : amortissements, provisions, écritures d’inventaire, etc. ;
Établissement des comptes annuels.
Le dépôt des comptes annuels est une obligation juridique. Lors de la clôture de chaque exercice comptable annuel, une société doit déposer ses comptes auprès du greffe du tribunal de commerce dont elle dépend pour en garantir la transparence.
Les comptes annuels sont composés des documents suivants :
Le bilan comptable : il représente les actifs et passifs de l’entreprise à la date de clôture des comptes ;
Le compte de résultat : il résume l’ensemble des revenus et dépenses de l’entreprise sur la période comptable (en général l’année fiscale) ;
Le tableau de flux de trésorerie : il n’est pas obligatoire pour les petites entreprises en Suisse ;
L’annexe aux comptes : elle vient compléter le bilan et le compte de résultat afin de fournir des informations additionnelles sur les comptes (normes utilisées, méthode de valorisation des inventaires, durée d’amortissement des actifs, etc.).
Et des sanctions…
Comme le dit l’adage, « nul n’est censé ignorer la loi ». La gestion d’une entreprise nécessite le respect de nombreuses obligations, dont le dépôt des comptes annuels.
En cas de non-dépôt, l’entreprise encourt une sanction pénale de 1500 euros. En cas de récidive, l’amende peut être portée à 3000 euros ;
En cas de non-respect du délai imparti, le président du tribunal de commerce peut adresser une injonction de dépôt des comptes annuels sous astreinte dans le mois suivant la notification de l’ordonnance.
Si l’entreprise ne tient pas compte de ce délai, le président peut alors demander, notamment aux commissaires aux comptes et aux administrations publiques, les informations nécessaires pour obtenir toutes les précisions quant à la situation économique et financière de l’entreprise.
Un processus long et fastidieux
Vous l’avez compris, cette étape obligatoire pour les entreprises s’avère être un processus long et fastidieux.
Les gérants manquent parfois de temps pour faire face au travail titanesque qui mène à l’établissement des comptes annuels. Il manque parfois de recul et d’expertise pour mettre en place des pratiques facilitant la clôture comptable.
De plus, on constate que les étapes nécessaires pour aboutir à la clôture des comptes d’une entreprise sont en général proportionnelles à la taille de celle-ci. Si la clôture comptable est une obligation qui incombe à chaque entreprise, ce n’est pas le cas d’une clôture financière.
Mais, dans ce cas, quel est l’intérêt de la mettre en place ? Pourquoi beaucoup d’entreprises font le choix d’instaurer une clôture financière ?
Objectifs de la clôture mensuelle
Déterminer le résultat financier de la période et garantir leur exactitude. Ces résultats permettent de donner une image fidèle de la santé financière, des performances de la société.
Permettre de prendre des décisions éclairées et assurer la bonne continuité de la gestion de la société grâce à des données récentes et actualisées et non des estimations. Cela permet une meilleure réactivité.
Mise à jour régulière des données prévisionnelles : le contexte économique externe et les évolutions chez les clients peuvent impacter l’activité de la société. Cette mise à jour régulière permet alors d’actualiser l’atterrissage prévisionnel de fin d’année ;
Affiner le budget : permettre à la société de connaître sa marge de manœuvre pour investir dans de nouveaux projets, recrutement… ;
Anticiper les risques avec un pilotage plus régulier : stopper les recrutements ou anticiper les sorties ou les fins de période d’essai si le risque financier est trop important afin d'éviter de recourir à des licenciements économiques ou de mettre en danger la société.
Fiabiliser la gestion d’entreprise à travers les processus
Identifier les processus de gestion d’entreprise inefficients ;
Instaurer de nouveaux processus afin de gagner en productivité ;
Industrialiser au maximum les gestes métiers pour un gain de temps.
Faciliter l’établissement des comptes annuels
Permettre une collecte mensuelle des pièces justificatives ;
Tenir la comptabilité à jour de façon plus régulière ;
Analyse et traitement des litiges/écarts au fur et à mesure.
Comment mettre en place une clôture mensuelle au sein de l’entreprise ?
La mise en place d’une clôture mensuelle : les enjeux internes
La démarche d’une clôture mensuelle implique une rigueur au sein de l’entreprise.
Elle va contraindre à un planning figé : ceci afin de cadencer l’enchaînement des tâches et d’organiser le planning des différents acteurs et services qui contribuent à la clôture mensuelle.
Elle va nécessiter une collaboration entre services : les services opérationnels (consultants, commerciaux…), la direction, la comptabilité et la gestion vont devoir se coordonner pour atteindre le même objectif ;
Elle va imposer la mise en place de processus pour uniformiser les gestes métiers, standardiser les différentes étapes de clôture et ainsi gagner en efficacité.
Définition de l’organisation d’une clôture mensuelle pour une entreprise
La clôture mensuelle restitue la santé financière de l’entreprise. Il faut avoir conscience qu’elle englobe un grand nombre de données de l’entreprise.
Il est donc important de lister les tâches inhérentes à une clôture fiable et efficace et les services impliqués dans ce processus.
L’équipe commerciale : elle alimente les données des contrats de vente et d’achat. Elle participe main dans la main à la restitution du CA avec l’équipe ADV ;
L’équipe gestion : concernant la partie ADV & ADA, elle est chargée de la facturation client, de la collecte des pièces comptables (factures de vente, achat, frais CB). Sur la partie trésorerie, elle met à jour les encours et communique les relevés bancaires et les avis de paiement auprès de la comptabilité ;
L’équipe RH : elle communique l’OD de paie et les justificatifs de notes de frais ;
L’équipe contrôle de gestion : elle analyse les données de gestion pour restituer le CA, analyser les écarts et arrêter les provisions à passer en comptabilité ;
L’équipe comptabilité : elle comptabilise toutes les pièces comptables qui ont été transmises par les différents services de l’entreprise ;
La direction : elle communique les chiffres de la clôture mensuelle et prend des décisions.
Mise en place d’un rétroplanning annuel
La direction doit définir à quelle date ou fréquence elle souhaite avoir des données financières actualisées afin qu’un planning puisse être mis en place pour tenir ces délais.
La fréquence varie souvent selon la taille de l’entreprise, car les besoins diffèrent entre TPE, PME et grosse entreprise : rendez-vous avec la banque, levée de fonds, investissement foncier ou humain dans des projets…
Les jalons de clôture financière seront donc définis par la direction de manière mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle et permettront la mise en place du rétroplanning impliquant tous les services cités ci-dessus afin que chacun puisse organiser le travail de ses équipes en fonction.
Utilisation d’outils digitalisés
Un logiciel de gestion digitalisé permet :
La centralisation des données de tous les services (commercial, gestion, RH…) ;
Permet de gagner du temps et d'améliorer la communication : évite les échanges d'e-mails pour demander des informations entre les différents services et assure que tout le monde dispose des mêmes informations en temps réel ;
Évite la perte de données : par exemple par des partages de tableaux ou de fichiers pas forcément correctement actualisés.
Un logiciel de gestion « tout en un » regroupant les RH, la gestion commerciale et financière permet aussi des économies à la société et évite du multi-outils avec les problématiques d’intégration et de transfert de données que l’on peut rencontrer entre des outils qui ne sont pas faits pour communiquer entre eux.
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Les points clés d’une clôture mensuelle
1. Arrêter les données de gestion
Il est important de respecter les dates définies dans le rétroplanning, dites « deadlines », pour figer les données relatives à la clôture financière de la période. Nous allons ici arrêter :
La facturation : envoi des factures clients et réception des factures fournisseurs ;
La mise à jour des données relatives aux contrats de vente et d’achat : il est important d’arrêter une image réaliste de l’avancement sur les contrats. La collaboration interservice mentionnée plus haut est ici primordiale ! Il est très important que les délais soient tenus et les données actualisées, sans quoi nous créerons un décalage entre les vues comptables et opérationnelles ;
La mise à jour de l’encours bancaire : une mauvaise tenue de la mise à jour de l’encours bancaire entraîne des risques importants de trésorerie (impayés non relancés, fournisseurs payés en doublons…) et d’image pour une société. Relancer un client ayant déjà réglé peut donner une mauvaise image de gestion, surtout si cette situation peut être amenée à se reproduire.
2. Alimentation de la comptabilité
Une fois l'étape précédente réalisée, il faut alors déverser en comptabilité les pièces/éléments de la période afin de pouvoir permettre un contrôle de réciprocité entre la gestion/l’opérationnel et la comptabilité et vérifier qu’aucune pièce n’a été oubliée en comptabilité.
3. Contrôle de Gestion
C’est alors au contrôle de gestion d’analyser les données de gestion pour restituer le CA, analyser les écarts et arrêter les provisions à passer en comptabilité.
Cela va être la partie la plus chronophage et délicate de la clôture. Elle doit être définie dans le temps et tenir ses délais afin de permettre à l’activité de reprendre le plus rapidement possible après. C’est de son sérieux que va dépendre la fiabilité des données financières qui vont être arrêtées.
4. Clôture & arrêtés comptables
Une fois l'analyse et les écarts corrigés par le contrôle de gestion, il est possible de clôturer l’exercice et d’arrêter les données financières qui pourront être utilisées par la direction pour prendre des décisions. Ils pourront aussi être communiqués si besoin aux salariés, aux organismes tels que les banques, les cabinets comptables ou CAC pour l’établissement du bilan annuel, etc.
La mise en place d'une clôture régulière, réalisée dans un timing précis et fixée à l'avance, est une étape capitale pour une entreprise, de manière à ce que tous les services impliqués puissent organiser le travail de leurs équipes en conséquence et permettre à la direction une revue régulière de la santé de la société et contrôler que les chiffres arrêtés correspondent au plan établi au début de l’exercice.
Afin de réussir, l'entreprise doit bénéficier de l'aide d'une équipe d'experts en gestion pour lui fournir les outils indispensables à sa croissance et à son développement. Cela passe par des processus rodés, des outils adaptés et des conseils avisés.
Aujourd’hui, Sinple se base sur un ERP spécialisé dans la gestion Sincro et compte parmi ses rangs des experts, habitués à travailler avec des petites et moyennes sociétés n’ayant pas forcément ni outil ni personnel en gestion afin de leur apporter au quotidien des méthodes, des processus et des livrables pour mieux piloter leur activité et se concentrer sur leur cœur de métier.
Hélène MENIN
Responsable BPO gestion
