Gestion de factures fournisseurs et clients : réalité des entreprises de services

Les PME sont particulièrement vulnérables aux retards de paiement. Selon l'Observatoire des délais de paiement de la Banque de France, ces retards ont eu un impact négatif sur leur trésorerie de 12 milliards d'euros en 2021. La gestion des factures est une tâche incontournable pour les entreprises de services. Elle se divise en deux volets principaux : la gestion des factures fournisseurs et la gestion de la facturation client. Ce processus, souvent complexe, pose plusieurs défis que les entreprises doivent surmonter pour assurer une administration financière saine. En outre, l'externalisation de cette fonction peut offrir des avantages non négligeables, tels qu'une meilleure efficacité et des économies de coût.”

Pour en savoir plus sur la gestion d’une entreprise, lire notre article “Améliorez votre entreprise avec la gestion administrative externalisée”.

Le processus d’une bonne gestion des factures fournisseurs

1. Réception et vérification des factures

La première étape de la gestion des factures fournisseurs consiste à recevoir les factures. Celles-ci peuvent être reçues par différents canaux (mail, dépôt sur une plateforme de facturation électronique…). Une fois reçues, les factures doivent être vérifiées pour s'assurer qu'elles correspondent à ce qui était attendu en les rapprochant de la commande précédemment effectuée.

Cela inclut la vérification des montants, des quantités, des prix unitaires et des termes de paiement. Cette réception et ce premier contrôle se font généralement avec l’ERP utilisé par l’entreprise.

2. Règlement des factures et archivage

Une fois les factures validées, elles doivent être programmées pour le paiement. Le respect des délais de paiement est essentiel pour maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs. Une bonne planification des paiements est aussi un atout important dans la gestion de la trésorerie et permet de l’optimiser.

Après le paiement, un archivage structuré des factures permet de faciliter les audits et les contrôles internes. L’ensemble des mouvements sera également exporté dans le logiciel de comptabilité, et les informations entre les deux logiciels doivent impérativement être cohérentes et identiques.

Le processus d’une bonne gestion de factures clients

1. Création des factures et envoi

Pour les entreprises de services, la facturation client commence par la génération de factures précises et détaillées. Cela inclut la description des services fournis, les prix, les conditions de paiement et toute autre information pertinente comme le bon de commande.

Les factures doivent être envoyées aux clients le plus tôt possible après la prestation du service afin qu’ils puissent les traiter. Une facturation aussi juste que possible permet un règlement rapide de la part du client et contribue à une trésorerie saine.

2. Suivi et recouvrement des paiements

Le suivi client est indispensable pour s'assurer que les factures soient payées, avoir un encours exact est donc une donnée précieuse. Le recouvrement des paiements est une étape cruciale. Une gestion rigoureuse des créances aide à maintenir une trésorerie saine et à éviter les problèmes de liquidité. Cela peut impliquer des relances régulières, des négociations de délais de paiement et, dans certains cas, le recours à des services de recouvrement.

Quelles sont les difficultés rencontrées par les entreprises de services dans la gestion de factures clients et fournisseurs ?

Complexité et volume des transactions de factures clients et fournisseurs

Les entreprises de services traitent souvent un grand nombre de factures, qu'il s'agisse de factures fournisseurs ou de factures clients. La gestion de ce volume important nécessite des ressources considérables et une organisation très structurée. La diversité des prestations ajoute un niveau de complexité à la gestion des factures : abonnements, prestation de services en forfait ou au temps passé...

Chaque type de prestation peut avoir ses propres tarifs, conditions de paiement et termes contractuels spécifiques, ce qui complique la standardisation des processus de facturation. Cette diversité nécessite des solutions flexibles et adaptables pour gérer efficacement les différentes configurations de facturation, sans quoi, ce volume élevé peut rapidement devenir ingérable. Il faut donc mettre en place des processus efficaces et des systèmes automatisés.

• Gestion des litiges et des écarts de facturation

• Gestion des écarts fournisseurs

Les écarts de montant entre les factures reçues et les bons de commande émis doivent être identifiés et résolus rapidement. Une communication efficace et rapide avec les fournisseurs est donc indispensable. Une résolution rapide permet d’éviter les conflits et participe à la bonne image de l’entreprise.

Cette réactivité est la clé pour résoudre les écarts : plus les délais de réponse sont longs plus la situation peut être compliquée à résoudre.

• Résolution des litiges clients

Les litiges concernant les factures peuvent survenir pour diverses raisons, notamment des erreurs de facturation, des services non rendus ou des conditions de paiement contestées. La résolution de ces litiges nécessite du temps et des ressources, et peut affecter les relations avec les clients. Sans compter le risque pour la trésorerie qui peut être majeur. Une gestion efficace des litiges implique une communication claire et transparente ainsi que des processus de résolution bien définis.

• Conformité réglementaire de la facturation

Les réglementations sur la facturation varient d'un pays à l'autre et peuvent évoluer rapidement. Les entreprises doivent donc s'assurer que leurs processus de facturation soient conformes aux réglementations locales et/ou internationales. Ceci nécessite des mises à jour fréquentes des procédures ainsi qu’une veille règlementaire fastidieuse et complexe. La non-conformité peut entraîner des pénalités financières et juridiques, impactant négativement la réputation et les finances de l'entreprise.

• Choix du système de gestion et digitalisation

Le choix d’un système de gestion peut être très complexe.  Plusieurs paramètres sont à prendre en compte en fonction du besoin. Il n’est pas toujours facile d’avoir une vue globale de l’outil qui répondra le mieux à ses attentes. L'absence d'intégration entre les différents systèmes de gestion (ERP, CRM, comptabilité) peut également entraîner des inefficacités et des erreurs. Une intégration fluide est essentielle pour assurer une gestion cohérente des factures.

La digitalisation, notamment à travers la facturation électronique et l'automatisation des processus, peut représenter un défi considérable pour les entreprises. Cela requiert un investissement significatif en termes de temps pour analyser, comparer et comprendre les différentes options disponibles. De plus, l'engagement financier nécessaire pour la mise en place de ces solutions peut s'avérer conséquent.

Un exemple de ce type de logiciel est Sincro Solutions, un ERP dédié à la gestion de la prestation intellectuelle.

Gestion de factures clients et factures fournisseurs : quelles solutions ?

Pour faire face à tous ces défis, une entreprise de services peut avoir recours à plusieurs solutions.

• La première étant de recruter en interne les profils nécessaires. Il faut donc rechercher et trouver les profils correspondants aux besoins, les intégrer et disposer du temps nécessaire pour l’ensemble de ce processus. Le coût d’un recrutement (temps alloué à la recherche, frais de recrutement…) n’est pas négligeable et peut peser sur le budget de l’entreprise.
  D’autre part, la variable de l’efficacité des profils recrutés ne peut se mesurer qu’à moyen terme. De plus, une structure en développement n’a pas forcément les moyens d’investir dans des profils experts et expérimentés à plein temps, il faut donc souvent faire un choix sur l’expertise à privilégier, le profil “couteaux suisse” étant exceptionnel.

• La deuxième solution est de faire appel à un spécialiste en gestion administrative et financière externalisée, car il dispose des outils et de l'expertise nécessaires pour assurer un service de qualité. Ils offrent des solutions technologiques avancées pour automatiser les processus, réduisant ainsi le temps et les coûts associés.
  Externaliser la gestion des factures permet de réduire les coûts opérationnels en minimisant les besoins en personnel interne et en réduisant les erreurs coûteuses. En déléguant la gestion des factures à des experts, les entreprises de services peuvent se concentrer sur leur cœur de métier, améliorant ainsi leur productivité et leur compétitivité. Par ailleurs, les solutions d’externalisation sont flexibles et peuvent être adaptées aux besoins et aux budgets spécifiques de chaque entreprise. Si l’entreprise connait une fluctuation d’activité, les prestataires peuvent ajuster leurs services en conséquence, tout en gardant une qualité constante.

La gestion des flux de factures est un défi complexe pour les entreprises de services. Qu'il s'agisse de gérer les factures fournisseurs ou la facturation client, chaque étape requiert précision et rigueur pour maintenir une trésorerie saine, pour également maintenir de bonnes relations avec les clients et les fournisseurs.

En optant pour des systèmes de gestion adaptés, le gain en fiabilité et productivité est incontestable. Enfin, l’externalisation de la gestion des factures est une solution stratégique qui peut transformer un défi opérationnel en une opportunité de croissance et d’amélioration continue. Si vous êtes à la recherche d’une solution adaptée à vos besoins de gestion selon votre activité, contactez les équipes de SINPLE pour une étude de vos besoins !

Cédric CAPPE

Responsable BPO et gestion

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