DAF externalisé ou services de gestion externalisés : lequel choisir ?

350 milliards de dollars : c’est le montant estimé de la part de marché mondial du Business Process Outsourcing (BPO). Réapparu ou fraîchement arrivé dans les pays anglo-saxons, ce marché s’est étendu en Europe et s’inscrit dans une logique d'efficacité et de flexibilité. L’externalisation de services permet d’accéder à un certain niveau d’expertise complexe à obtenir autrement compte tenu des enjeux financiers et du volume d’activité souvent fluctuant.

Le domaine de la gestion financière et administrative ne déroge pas aux défis complexes. Pour répondre à ce besoin d’expertise financière, de nombreuses options s'offrent à elles, notamment l'embauche d'un Directeur Administratif et Financier (DAF) à temps plein, le recours à un DAF externalisé (à temps partagé), ou encore l'externalisation des services de gestion.

Quels sont les avantages et inconvénients des solutions qui s’offrent aux entreprises et comment choisir la plus adaptée ?

Qu'est-ce qu'un DAF externalisé ou à temps partiel ?

Un DAF externalisé est un professionnel de la finance qui travaille pour votre entreprise à distance, généralement via un contrat avec un cabinet de gestion. Il travaille à temps partiel pour plusieurs entreprises.

Cette solution est idéale pour les Startups & PME qui n'ont pas besoin d'un DAF à temps plein mais, qui souhaitent tout de même bénéficier de ses compétences. Les grandes sociétés ont souvent tendance à internaliser cette fonction de par leur taille, et donc le volume d’activité.

Quels sont les avantages d’un DAF externalisé ?

• La flexibilité : un DAF externalisé peut adapter son temps de travail aux besoins de l'entreprise, offrant ainsi une grande flexibilité. Il peut intervenir sur des missions spécifiques telles que la gestion des factures, le contrôle de gestion et le pilotage de la performance.

• L'expertise : en recourant à un DAF externalisé, les entreprises peuvent bénéficier de l'expertise d'un professionnel ayant une large expérience dans divers secteurs et une forte séniorité dans son poste. Travaillant pour plusieurs entreprises, le DAF apporte une richesse d'expérience et de perspectives différentes.

• La réduction des coûts : permet de réduire les coûts liés à l'embauche et à la formation d'un personnel à temps plein. On bénéficie donc de l'expertise sans les coûts associés à un poste à temps plein. Cela permet de réaliser des économies significatives.

Employer un DAF externalisé présente tout de même quelques inconvénients à souligner :

• Moins d'intégration : comme il ne travaille pas à plein temps pour une seule entreprise, sa présence physique sur site peut être limitée et il est donc généralement moins intégré dans la culture et les processus internes de l'entreprise.

• Disponibilité limitée : la disponibilité du DAF peut être limitée en fonction de ses autres engagements professionnels. De plus, si ses plages horaires sont fixes, cela peut entraîner des problèmes de flexibilité.

Il convient de souligner que le DAF externalisé est souvent privilégié pour des tâches spécifiques à forte valeur ajoutée ou des tournants clés de l’entreprise compte tenu de son coût.
On pense notamment à des projets tels que des levées de fonds, des demandes de crédit impôts recherche, la mise en place d’outils de gestion financière, de dématérialisation, l’élaboration de business plan, ou encore la création de la fonction administrative et financière dans une société…

Le DAF va souvent travailler dans les petites et moyennes entreprises avec les dirigeants et les équipes de gestion, et le cabinet comptable si la structure fait appel à ce type de services. Il ne réalise que rarement l’intégralité des tâches inhérentes à la gestion de l’entreprise (facturation client, réception des factures d’achat, suivi de la trésorerie). Il s’appuie plutôt sur l'équipe interne, dont il oriente parfois le travail sans pour autant les manager directement.

Le DAF externalisé permet donc d’obtenir une expertise dans le domaine de la gestion financière à moindre coût. Cependant il ne peut remplir seul toutes les fonctions de gestion pour une entreprise ayant une taille et ou un budget ne lui permettant pas d’avoir en interne une équipe de gestion. Il existe alors une autre solution : les sociétés de gestion externalisée.

Société de gestion externalisée… Que fait-elle ?

Une société de gestion externalisée offre une gamme complète de services en matière de gestion financière et administrative. Cela va des tâches telles que la gestion de la facturation, le suivi des paiements, et le reporting financier à des tâches bien plus complexes telles que l’accompagnement à la fusion, création de structures, établissement de rapports dans le cadre de la recherche de financement, accompagnement aux clôtures et restitution d’éléments pour le bilan, élaboration de business plan…

Elles sont composées de professionnels expérimentés qui peuvent aider les entreprises à optimiser leurs processus, à améliorer leur performance et à assurer un suivi rigoureux de la gestion de facturation et des dépenses. Les profils vont du chargé de gestion junior au DAF expérimenté. Les profils sont divers et s’adaptent aux besoins des entreprises : chargé de gestion, DAF expérimenté, expert en recouvrement… Par exemple, l’équipe de SINPLE est pluridisciplinaire, avec des profils plus ou moins expérimentés afin de répondre à l’ensemble du spectre de besoins.

Vous souhaitez en savoir plus sur les services de gestion externalisé ? Lisez notre article ici.

Quels sont les avantages d’un service de gestion externalisé ?

• Expertise et expérience : un service BPO en gestion est composé de professionnels hautement qualifiés et expérimentés. Les profils sont variés et permettent d’adapter les coûts en fonction des besoins. Les profils s’adaptent aux besoins des entreprises et les ressources sont utilisées à bon escient. Par exemple, des tâches telles que la mise à jour des encours ou la facturation ne requièrent pas un niveau d'expertise particulièrement élevé.

• Services variés : l’externalisation offre des services variés allant de la gestion des factures à la mise en place de systèmes de contrôle de gestion et pilotage de la performance.

• Objectivité : En tant que tiers indépendant, ils peuvent offrir une perspective objective et des conseils impartiaux.

• Flexibilité : en cas de fluctuation du volume d’activité ou perte d’un client, le risque n’est pas subi par la société. En effet, ces sociétés proposent souvent une facturation au temps passé ou selon un forfait flexible (par exemple pourcentage du CA de la société), ce qui permet de ne pas subir de risques financiers dus à des périodes d’inactivité non anticipées.

• Coût : l'externalisation des services de gestion permet de réduire les coûts liés à l'embauche et à la formation d’une personne ou d’une équipe à temps plein. Les coûts seront aussi adaptés en fonction du temps nécessaire selon les profils.

Quels sont les inconvénients d’un service de gestion externalisé ?

• Moins de personnalisations : les solutions proposées peuvent être standardisées et moins personnalisées aux besoins spécifiques de chaque entreprise. En effet, les sociétés de gestion externalisées vont avoir un modèle éprouvé et rationalisé pour répondre aux besoins généraux. Elles sauront donc s’adapter sans déroger à un certain cadre.

• Perte de contrôle et confidentialité : l'externalisation implique inévitablement de déléguer certains processus de l'entreprise à un prestataire externe. C’est pour cela que si l'on fait le choix de l’externalisation de sa gestion il faut opter pour une société fiable, qui fait le choix de la transparence et qui sera capable d’accompagner la société à la réinternalisation de l’activité quand elle le souhaitera. Cela intervient souvent quand sa taille et le volume d’activité le lui permettent et que l’externalisation n’est plus la solution la plus rentable.

Le choix entre un DAF externalisé et l'externalisation des services de gestion dépend des besoins spécifiques de votre entreprise. Les PME et les startups peuvent bénéficier de la flexibilité et de l'expertise d'un DAF externalisé, tandis que les grandes entreprises peuvent préférer l'internalisation pour un meilleur contrôle. Faire appel à un cabinet de contrôle de gestion peut également offrir une solution intermédiaire, combinant expertise et objectivité.

En fin de compte, il est crucial d'évaluer soigneusement les besoins de votre entreprise, ses ressources financières, et ses objectifs à long terme pour faire le choix le plus judicieux. Quel que soit votre choix, l'objectif est de garantir une gestion financière et administrative efficace, permettant ainsi à votre entreprise de prospérer dans un environnement compétitif.

Besoin d’une étude des besoins de votre entreprise ? Contactez notre équipe d’experts en gestion administrative !

Hélène MENIN

Responsable BPO gestion