Améliorez votre entreprise avec la gestion administrative externalisée

Créer une entreprise ou se concentrer sur sa croissance contraint très souvent le gérant à jongler avec plusieurs métiers - dont la multitude de tâches que représente la gestion d’une entreprise. Certaines tâches administratives obligatoires sont souvent chronophages et fastidieuses, d’autres nécessitent un niveau d'expertise élevé. Tout cela empiète sur le cœur de métier du gérant !

Externaliser sa gestion administrative présente alors des avantages permettant au dirigeant de se dégager du temps et de se recentrer sur ses objectifs.

Gestion administrative externalisée en entreprise : définition et fonctionnement

La gestion administrative externalisée consiste à déléguer à un prestataire externe certaines tâches ou processus de gestion, de manière ponctuelle ou récurrente.

Elle ne concerne plus uniquement des tâches annexes, mais également des processus à forte valeur ajoutée pour une entreprise.

Quelles activités sont couvertes par la gestion administrative ? 

La gestion administrative constitue le socle du fonctionnement d'une entreprise. Elle englobe l'ensemble des tâches courantes pouvant permettre à une entreprise d'atteindre les objectifs fixés.

La gestion administrative couvre de nombreux domaines : la comptabilité, l’administration des ventes et des achats ainsi que les ressources humaines.

Mais aujourd’hui, nous voyons de nouvelles activités à forte valeur ajoutée s’externaliser, notamment pour aider au pilotage financier. À l’aide d’un DAF externalisé, l’entrepreneur peut être accompagné d’experts pour l’aider à :

• Structurer son entreprise ;

• Mettre en place des stratégies et processus de gestion ;

• Contrôler et analyser les données de gestion ;

• Effectuer des audits, etc.

Quels sont les 4 avantages d'un service de gestion administrative externalisée ? 

L'externalisation (ou outsourcing) a évoluée de manière significative depuis ses débuts. Initialement, les entreprises externalisaient principalement des tâches de soutien ou annexes, souvent perçues comme ayant une faible valeur ajoutée.

Cependant, au fil du temps, la portée de l'externalisation s'est étendue à des fonctions beaucoup plus stratégiques et centrales pour les entreprises.

1. Maîtrise des coûts de personnel dédié à la gestion administrative

Dans un premier temps, le dirigeant voit l’externalisation de la gestion comme un coût supplémentaire, mais réalise rapidement que cela lui dégage du temps pour se recentrer sur le développement commercial de la structure.

Pour une entreprise en croissance, le choix de l’externalisation peut être beaucoup moins onéreux que l’internalisation.

Le choix du recrutement interne peut s’avérer plus coûteux qu’une gestion administrative externalisée sur plusieurs points :

• Le processus de recrutement est plus long : il faut définir une fiche de poste, conduire les entretiens, intégrer et former les nouvelles recrues. Sans compter qu’un mauvais recrutement nécessite de mettre fin à une période d’essai pour recommencer le processus du début ;

• Les charges salariales sont souvent importantes pour le gérant ;

• En cas d’absences pour maladie ou de congés payés, il est plus difficile d’absorber la charge constante, sans parler des pics d’activité ponctuels. En faisant appel à du personnel externe, vous pouvez moduler le service selon vos besoins et gérer la charge de façon plus flexible ;

• Vous recrutez du personnel qualifié pour les missions confiées.

2. Accès à l'expertise facilité

Maîtriser toute la gestion d’entreprise (comptabilité, paie, contrôle de gestion ainsi que les notions juridiques et légales) n’est pas à la portée de tous les dirigeants.

Prendre en main ces missions, c’est être certain d’avoir les compétences nécessaires. Si tel n’est pas le cas, le dirigeant s’expose à de possibles erreurs qui peuvent être lourdes de conséquences.

Un service de gestion administrative externalisée signifie qu’un dirigeant peut s’appuyer sur une personne expérimentée, réactive, qui possède des compétences adaptées, et parfaitement à jour de ses connaissances administratives, légales et autres règles comptables.

L’expérience de votre partenaire lui permet d’avoir une vision au plus proche des enjeux et des problématiques de votre entreprise. Il peut ainsi assurer un nombre de tâches importantes, dans une variété de domaines, avec une efficacité accrue.

3. Gain de flexibilité et de productivité pour votre entreprise

En pleine croissance, une entreprise fait face à de nombreux enjeux, des opportunités à saisir et de nouvelles contraintes.

Que ce soit le lancement d’une nouvelle offre, la participation à des salons ou de nouvelles contraintes légales à mettre en place au sein de l’entreprise, l’entreprise doit faire face à une charge variable dans le temps, prévisible ou non.

La gestion administrative externalisée vous permet de rester agile et flexible selon les besoins et contraintes.

Avec Sinple, société de gestion externalisée pour les entreprises de services, vous pouvez moduler vos demandes de services selon les pics d’activités.

4. Réduction des risques légaux et financiers

En gestion, la méconnaissance de certains sujets ou la mauvaise organisation peut avoir de lourdes conséquences pour l’entreprise :

• Il existe de nombreuses dates butoirs dont le non-respect peut avoir des impacts importants (pénalités financières) ;

• La loi évolue constamment et il est du devoir du gérant d'être en conformité. Avoir une veille juridique est donc indispensable et l’accompagnement d’experts pour la mise en place de processus obligatoires peut s’avérer judicieux.

L’externalisation de la gestion administrative offre de nombreux avantages à une entreprise de services. Elle peut vous aider à réduire les coûts de fonctionnement, à améliorer la qualité de la gestion, à accroître leur flexibilité et à mieux gérer les risques.

La gestion étant au cœur de l’entreprise, on ne peut, cependant, pas la confier à n’importe quel prestataire. Il est donc essentiel que les professionnels qui vous accompagnent connaissent votre activité pour mieux la servir et comprendre les enjeux.

Besoin de libérer du temps pour vous concentrer sur l'essentiel ?

Contactez nos experts en gestion administrative externalisée Sinple et faites passer votre entreprise au niveau supérieur !

Lucile LAMBOLEZ

Responsable offre BPO